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  • Komin

S'il existait un Royaume de la #Procrastination, l'offboarding serait Roi & la passation Reine 👑

La procrastination, fruit du manque de "drive" dans une phase sous-documentée du Management


Dans prÚs de 9 départs de collaborateurs sur 10, en entreprise, le ou la manager demande au "futur ex employé" de préparer une passation*.

Les managers n'emploient pas forcément ces termes de "préparer une passation", ils peuvent le dire en d'autres termes : "range le Drive!", "n'oublie pas de m'envoyer un mail avec les trucs importants", "prévois 1 ou 2 petits calls/skypes aprÚs ton départ please", "mets bien dans ton planning de passer du temps ta derniÚre semaine avec Manon, qui te remplacera", ou le classique "tu me fais une doc, hein?"... Bref, il y a presque autant d'expressions que de managers (qui voient des stagiaires finir leur stage, des collaborateurs remettre leur démission ou arriver au terme de leur CDD, etc).

Les motivations du/de la manager Ă  souhaiter une passation peuvent ĂȘtre trĂšs diffĂ©rentes: qu'on ne dise pas de son Ă©quipe qu'ils arrivent & repartent "Ă  chaque fois comme des cowboys", vouloir capitaliser sur l'expĂ©rience du futur-ex-employĂ© "qui avait de super bonnes idĂ©es, c'Ă©tait une pĂ©pite !", faciliter l'onboarding ou l'intĂ©gration du successeur, etc.

Nous, managers, il faut bien que nous soyons lucides sur un point : une fois qu'on a dit "tu me fais une passation, hein?", on a rien dit.


AprĂšs la consigne, furtive, de son manager, le collaborateur entame lors de son offboarding un match contre un adversaire de taille : la procrastination.


La procrastination, c'est l'incapacitĂ© Ă  agir pour aller dans le sens d'un objectif qui nous a Ă©tĂ© fixĂ©, ou que nous nous sommes fixĂ© nous-mĂȘmes (vidĂ©o du Huff Post en 2 min ici).


Comme un manager peut exprimer son souhait d'obtenir une passation de plusieurs maniĂšres, il y a de multiples façons d'interprĂ©ter "la passation"(et donc une potentielle liste interminable d'informations Ă  transmettre). Cette interprĂ©tabilitĂ© de la passation laisse le collaborateur dans le doute face au "QUOI" de sa passation : "qu'attend t-il/elle de moi : dĂ©crire mes 3 derniers mois? Dire avec qui je travaille en interne/externe ? PrĂ©ciser les projets et actions "sur le feu" qui restent Ă  surveiller aprĂšs mon dĂ©part ?" Etc. Dans une situation d'offboarding qui peut souvent ĂȘtre anxiogĂšne (ĂȘtre physiquement lĂ  mais la tĂȘte dĂ©jĂ  ailleurs, attentes du manager peu claires sur les derniĂšres semaines...), cette incertitude rajoute du stress et ce stress paralyse encore un peu plus le collaborateur face au besoin qu'il a de se mettre dans l'action.

Si le futur ex-employĂ© est livrĂ© Ă  lui-mĂȘme, c'est aussi parce que les managers sont aspirĂ©s dans un quotidien oĂč l'immĂ©diatetĂ© est toujours plus prenante (les moments de management se faisant plus rares), et qu'ils ne savent pas non plus prĂ©cisĂ©ment ce qu'ils attendent de cette passation....

Bref, Ă  ce stade de la passation: Procrastination 1 - 0 Collaborateur


Mettons que l'obstacle #1 est dĂ©passĂ© et que le QUOI de l'offboarding est dĂ©fini, le 2Ăšme set du match commence: le COMMENT de l'offboarding (oui, amis sportifs, filons la mĂ©taphore tennistique đŸŽŸđŸ˜Š)


Si le QUOI est un compartiment du jeu oĂč la procrastination domine trĂšs souvent le collaborateur, le COMMENT est sa botte secrĂšte pour achever l'adversaire qui aurait montrĂ© des vellĂ©itĂ©s de rĂ©sistance lors du 1er set.


A ce stade, imaginons que le collaborateur et son manager se sont accordés sur les projets/sujets/thÚmes à forte valeur ajoutée, que le 1er devra historiser/documenter/capitaliser...mais une question subsiste : COMMENT formaliser ces attentes ? Donner une idée précise de ce à quoi ressemble la semaine type du collaborateur, c'est une information de grande valeur pour le futur employé, mais le format le plus adapté est-il un doc .word, un .xls, un email, un autre format plus original ? Si le collaborateur a une idée trÚs claire du contenu à renseigner, il peut buter (au moins au début) sur le choix du support, remettre cette action à plus tard, et donc procrastiner !


Si la passation de connaissances est une démarche ROIste du point de vue du manager, avec des bénéfices concrets et mesurables, le bénéfice est beaucoup moins évident à appréhender pour le collaborateur sortant. En 2020, s'il a conscience qu'il doit terminer sa période de stage/préavis/etc. dans de bonnes conditions pour constituer ou renforcer son réseau professionnel, il est inconcevable pour un manager de ne compter que sur la bonne volonté du collaborateur pour que sa passation soit faite de façon optimale.


Sans consigne précises sur le COMMENT, le collaborateur aura toutes les raisons d'attendre les derniers jours pour rédiger une simili passation (vous savez, l'email que vous recevez à 17h59 le Jour J du départ du collaborateur, que vous n'ouvrez qu'aprÚs le week-end, pour la seule et unique fois - puisqu'en fait vous ne pouvez rien en faire?).


AprĂšs s'ĂȘtre fait balayer par la procrastination lors de la 1Ăšre manche - la manche du QUOI- le collaborateur rentre aux vestiaires sur le mĂȘme score aprĂšs celle du COMMENT Procrastination 2 - 0 Collaborateur

S'il devait exister un Royaume de la Procrastination, la passation de connaissances y serait probablement Reine.


Dans ce cas, Komin.io serait en premiÚre ligne des révolutionnaires pour abolir cet ancien régime managérial :) Chez Komin.io nous accompagnons nos clients dans la mise en oeuvre d'une politique RH d'offboarding vertueuse & ROIste, pour apporter une vraie solution à la réalité du turnover.


Et vous, quel est d'aprÚs-vous le premier frein à ce qu'un collaborateur produise une passation de qualité avant son départ ?


*Source : étude KIO SOFTWARE auprès de 28 entreprises 2019

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