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L'entreprise compte différents segments de collaborateurs. On y trouve ceux en CDI, les CDD, les stagiaires ou alternants et même les freelances, dont la part dans l'entreprise croît d'année en année. Evidemment, chaque segment a un profil et des comportements types et l'offboarding doit être adapté en conséquence.
Ce qui peut les différencier ? Par exemple leur projection à court/moyen/long terme ou leur ouverture à l'utilisation des outils digitaux par exemple. Que l'on soit un manager RH ou opérationnel, il est essentiel de bien appréhender ces différences.
La mise en oeuvre d'une nouvelle politique en entreprise pose toujours la question de son périmètre : l'offboarding ne fait pas exception !
Le principe selon lequel "les stagiaires ne coûtent pas cher, donc on n'investit pas dessus" est encore vivace dans les organisations. Cependant, c'est par cette population qu'il faut commencer à adresser "a new way to say goodbye" aux collaborateurs de l'entreprise.
Les cycles des stages et alternances se suivent et se ressemblent. A chaque arrivée, il faut former le nouveau collaborateur, avant de lui expliquer 6 mois plus tard comment il doit "ranger sa chambre" avant de quitter l'entreprise (par exemple trier le Google Drive, rédiger une documentation avec les projets passés/en cours ou encore rédiger un email de départ aux clients/fournisseurs).
En ce qui concerne l'offboarding, il y a peu de littérature et les managers manquent le plus souvent de méthode, ainsi que de motivation, pour préparer le départ d'un collaborateur. À chaque cycle, le manager perd un temps considérable pour offboarder le collaborateur sortant, puis onboarder le collaborateur entrant.
La mise en place d'une politique d'offboarding, systématisant et pérennisant de bonnes pratiques, permet au manager et à son équipe de gagner en productivité de façon durable. Le Manager se libère "de la charge mentale" et l'ensemble gagne en productivité.
Voilà une bonne raison de mettre en oeuvre une politique d'offboarding en commençant par un pilote sur les étudiants !
Quand on est Manager, on a beau savoir que notre taux de turnover moyen est de 12%, on ne maitrise pas la date à laquelle les collaborateurs vont effectivement quitter l'entreprise. Par exemple, la date d'une démission n'est pas prévisible, ou du moins pas précisément.
Pour des stagiaires et alternants, il est facile de planifier les tâches liées à l'offboarding 4 à 6 semaines avant le départ du collaborateur (préparer une passation, communiquer en interne ou en externe son départ à venir, préparer la liste des accès aux outils à supprimer au jour J...). Encore un bon point pour adresser l'offboarding en priorité avec les stagiaires et alternants !
La génération Z est une génération de collaborateurs entreprenants. Comme ils le sont dans leur vie personnelle, ils le sont dans l'entreprise.
Leur rapport au travail et à l'autorité a radicalement évolué par rapport à celui des générations X et Y. Cela se traduit par une volonté d'être impliqué dans la prise de décision du manager ou de comprendre le sens des actions menées, mais aussi d'être reconnu pour son travail et les résultats obtenus.
L'offboarding, et notamment la création d'une passation de connaissances facilitée par une méthode ou un outil, est un excellent moyen de valoriser un "futur-ex-stagiaire/alternant". Plusieurs marques de reconnaissances peuvent lui être accordées : que l'entreprise finance une partie d'un évènement (type "pot de départ"), que le manager recommande le collaborateur sur Linkedin ou encore qu'une lettre de recommandation puisse lui être proposée.
Bien entendu, la reconnaissance exprimée au sein de l'équipe et de vive voix est aussi indispensable, mais cette marque de reconnaissance "ne passe pas les murs de l'entreprise".
Parfois, un démissionnaire peut ne pas souhaiter "partager son expertise" avec son successeur ou avec son future ex-employeur. C'est parfois la conséquence d'une relation dégradée au fil du temps. En revanche, l'étudiant a plutôt tendance à aller dans le sens du manager, notamment pour qu'il/elle lui soit favorable dans son rapport de stage/alternance, sans parler de leur potentiel souhait d'être recruté par l'entreprise. Là encore, +1 point pour l'offboarding des étudiants.
En 2020, si les bonnes pratiques en terme d'onboarding sont monnaie courante dans les startups comme dans les grandes entreprises, l'offboarding est encore peu adressé car seulement 8% des entreprises indiquent accompagner le départ de leurs salariés selon une étude Hays Group en 2018. Pour autant, 70% des collaborateurs interrogés dans cette étude indiquent qu'ils seraient prêts à réintégrer l'entreprise si leur départ les avait satisfait. C'est ce qu'on appelle le recrutement boomerang, qui marque le retour des ex-collaborateurs, qui pensaient l'herbe plus verte ailleurs.
Il y fort à parier que ce chiffre de 8% serait encore plus bas si la question posée concernait l'accompagnement des stagiaires.
La génération Z étant ultra connectée et communicante, faire bénéficier un stagiaire ou un alternant d'un accompagnement lors de son offboarding serait probablement suivi de tweets, de messages whatsapp ou encore de snaps à leurs contacts préférés.
Dans ce cas, c'est la Marque Employeur de l'entreprise qui est la grande gagnante de cette politique d'offboarding, avec une meilleure notoriété et attractivité.
Depuis 2019, Komin.io accompagne les startups et les grandes entreprises dans leurs réflexions pour dédramatiser le départ des collaborateurs et faire de ces départs, inéluctables dans la vie d'une entreprise, un levier de performance. S'il faut arriver à casser le paradigme selon lequel "les stagiaires ne coûtent pas cher, donc on n'investit pas dessus", il faut faire de même avec "il a choisi de démissionner, ce traître".
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Komin est la plateforme de collaborative learning qui offre aux entreprises une solution simple et efficace pour la transmission de compétences au sein des équipes.
