Wissensdatenbanken und Software für den Wissensaustausch sind zwei unterschiedliche Tools, mit denen gemeinsame Ziele erreicht werden können: Sie ermöglichen es Unternehmen, ihr Fachwissen zu nutzen und ihre internen Prozesse zu optimieren. Obwohl diese beiden Tools Ähnlichkeiten aufweisen, ist es wichtig zu verstehen, was Software für den Wissensaustausch von einer Wissensdatenbank unterscheidet.
Eine Wissensdatenbank für Unternehmen ist ein zentralisiertes Informationsarchiv, das systematisch organisiert ist, um einen einfachen Zugriff auf vorhandene Daten und Wissen zu ermöglichen. Wir sprechen manchmal von EDM-Tools oder elektronischem Dokumentenmanagement. Der Hauptzweck einer Wissensdatenbank besteht darin, strukturierte Informationen zu organisieren und zu verbreiten, um die Entscheidungsfindung und die Optimierung der Unternehmensprozesse zu unterstützen. Die Wissensdatenbanken werden durch die Erstellung von Dokumenten, die von internen Mitarbeitern verfasst wurden, und durch externe Veröffentlichungen gespeist. Die Informationen in einer Wissensdatenbank können Verfahrenshandbücher, Unternehmensrichtlinien, Berichte, technische Dokumente und eine Vielzahl von Dokumenten umfassen, meistens in schriftlicher Form (Word, PDF, PPT usw.).
Eins Software für den internen Wissensaustausch zielt darauf ab, Mitarbeitern zu ermöglichen, ihr Fachwissen, ihre Erfahrungen und ihr Know-how mit anderen Mitgliedern des Unternehmens zu teilen, ohne dass eine vorherige Formalisierung erforderlich ist. Die Aktion zum Austausch kann sich auf bereits vorhandene Informationen oder auf Informationen beziehen, die für den Anlass formalisiert wurden. Software für den Wissensaustausch ermöglicht es Benutzern, Ideen, Erfahrungen und bewährte Verfahren auszutauschen, z. B. Fragen zu stellen oder auf der Grundlage geteilter Informationen zu interagieren. Software für den Wissensaustausch kann auch Such- und Wissensorganisationsfunktionen integrieren, die auf den gleichen Prinzipien wie Wissensdatenbanken basieren. Im Gegensatz zu einer Wissensdatenbank können die Informationen in einer Software für den Wissensaustausch informeller und praktischer sein, z. B. Ideen, Tipps, Ratschläge und Feedback. Außerdem können Informationen in verschiedenen Formaten präsentiert werden, angefangen beim Schreiben über Videos bis hin zu Quizfragen.
Ihr Hauptziel: Wissen für den einen zu organisieren oder für den anderen zu vermitteln..
Der Hauptzweck einer Wissensdatenbank besteht darin, Informationen bereitzustellen, die die Entscheidungsfindung und die Optimierung der Unternehmensprozesse unterstützen. Diese Informationen sind in den meisten Fällen bereits vorhanden, bevor sie nach einer vom Unternehmen definierten Logik organisiert werden. Es ist immer möglich, neue Elemente oder Dokumente hinzuzufügen, die spät erstellt wurden.
Andererseits ist Software für den Wissensaustausch so konzipiert, dass Mitarbeiter Fachwissen und Erfahrung austauschen können, um die interne Zusammenarbeit und Innovation zu fördern. Die Formalisierung des Zielwissens ist ein integraler Bestandteil des Austauschs und beinhaltet manchmal eine Validierungsphase. Die Formalisierung kann schriftlich oder über andere Medien (Podcasts, Videos usw.) erfolgen
Ihr Inhalt: eher statisch für Wissensdatenbanken und dynamisch für Software zum Wissensaustausch.
Die Informationen in einer Wissensdatenbank sind größtenteils statisch und formell, wie Verfahrenshandbücher, Geschäftsrichtlinien, Berichte und Referenzdaten. Andererseits können die Informationen in Software für den Wissensaustausch dynamischer und stillschweigender, d. h. informeller und praktischer sein, wie Ideen, Tipps, Ratschläge und Feedback.
Nutzung durch Mitarbeiter: Lesen der Wissensdatenbank und Wissensaustausch für die Zusammenarbeit.
Wissensdatenbanken werden von der überwiegenden Mehrheit der Benutzer im Modus „Nur lesen“ verwendet, um bestimmte Informationen abzurufen und nach ihnen zu suchen. Software für den Wissensaustausch wird zunehmend für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Unternehmensmitgliedern eingesetzt, was internes Lernen und Innovation fördern kann. In diesem Zusammenhang kann die Mehrheit der Mitarbeiter, die Nutzer des Unternehmens sind, eine aktive Rolle bei der Schaffung von gemeinsamem Wissen spielen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Unternehmensdatenbank eine strukturierte Informationsquelle zur Unterstützung der Entscheidungsfindung ist, während interne Software für den Wissensaustausch es den Unternehmensmitgliedern ermöglicht, ihre Erfahrungen in verschiedenen Kontexten auszutauschen, um die Zusammenarbeit durch Weitergabe von Maßnahmen zu fördern.
Die Weitergabe und der Zugang zu Wissen im Unternehmen sind nur ein Beispiel für ein umfassenderes Problem der Arbeitsorganisation. Die Pandemie der letzten drei Jahre bestätigte einen tiefgreifenden Wandel in der Arbeitsorganisation, der bereits ein Jahrzehnt zuvor begonnen hatte. Arbeitgeber müssen Lösungen für diese inzwischen normalisierten Situationen finden: größere Volatilität der Mitarbeiter, Forderungen nach flexiblen Büros oder Transparenz im Management usw. Komin arbeitet wie andere Unternehmen an Innovationen, um diese Lösungen zu entwickeln. Wenn wir unseren Kunden helfen, ihre Produktivität zu steigern, indem wir internes Wissen weitergeben, Flexteam vereinfacht beispielsweise hybrides Arbeiten und Lebensqualität bei der Arbeit (QWL). Die proaktive Unterstützung dieser neuen Arbeitstrends bietet Unternehmen die Gelegenheit, einen differenzierten Ansatz zu verfolgen, der ihnen helfen kann, ihre Mitarbeiter weiterzuentwickeln und langfristig zu binden — eine große Herausforderung für KMU, ETIs und große Unternehmen.
„Mit Komin dokumentierten wir unsere Betriebsabläufe zehnmal schneller als mit Papier“
- J. Cerruti (Manager für Methoden und Industrialisierung)
