Die Übergabe ist ein entscheidender Schritt in jeder Organisation. Unabhängig davon, ob es sich um einen freiwilligen Austritt, eine interne Beförderung oder einen anderen Personalwechsel handelt, ist ein reibungsloser Übergang unerlässlich, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten und Störungen zu minimieren. Hier finden Sie eine praktische Anleitung zur Organisation einer effektiven Übergabe.
Offen und effektiv zu kommunizieren ist der Schlüssel zu erfolgreiche Übergabe. Sobald die erste Entscheidung getroffen ist, ist es wichtig, alle relevanten Interessengruppen, einschließlich der Vorgesetzten, Kollegen und der beteiligten Teams, zu informieren. Diese vorherige Kommunikation schafft ein Umfeld des Vertrauens und der Transparenz und bietet allen die Möglichkeit, sich auf den Übergang vorzubereiten.
Es ist wichtig, die Verantwortlichkeiten aller klar zu definieren, um jegliche zu vermeiden Verwirrung bei der Übergabe. Der derzeitige Stelleninhaber sollte gebeten werden, eine detaillierte Liste seiner Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie der wichtigsten mit seiner Arbeit verbundenen Prozesse zu erstellen. Diese Dokumentation dient als Referenz für den Nachfolger und erleichtert das Onboarding.
Das Wissenstransfer ist ein entscheidender Schritt bei der Übergabe. Der derzeitige Amtsinhaber sollte sein Wissen, seine Fähigkeiten und sein Fachwissen mit seinem Nachfolger teilen. Durch die Organisation von Schulungen, Einzelgesprächen und informellem Austausch werden wichtige Informationen effektiv vermittelt und ein reibungsloser Übergang gewährleistet.
Einige Lösungen wie Komin.io schlagen vor, Wege für die Wissensübertragung zwischen Mitarbeitern in digitalem Format zu schaffen. Dies ermöglicht es, die Formalisierung von Know-how zu vereinfachen und sogar ein asynchrones Onboarding durchzuführen, wenn der ersetzte Mitarbeiter seine Position zum Zeitpunkt des Onboardens seines Nachfolgers bereits verlassen hat.
Die Dokumentation aller relevanten Informationen im Zusammenhang mit der Position ist unerlässlich, um die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Dazu gehören Verfahren, interne Richtlinien, wichtige Kontakte, wichtige Ressourcen und alles andere, was für das reibungslose Funktionieren der Position von entscheidender Bedeutung ist. Diese Dokumentation sollte logisch organisiert und für den Nachfolger leicht zugänglich sein.
Eine regelmäßige Nachverfolgung während des gesamten Beschaffungsprozesses ist entscheidend, um potenzielle Probleme zu lösen und sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Die Planung regelmäßiger Folgetreffen mit dem Nachfolger und den relevanten Interessengruppen ermöglicht es, die Fortschritte zu bewerten, Fragen zu beantworten und gegebenenfalls Abhilfemaßnahmen zu ergreifen.
Sobald die Übergabe abgeschlossen ist, ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um eine Bestandsaufnahme des Prozesses vorzunehmen. Organisieren Sie eine Abschlussbesprechung, um zu beurteilen, was gut funktioniert hat, um Herausforderungen zu identifizieren und die gewonnenen Erkenntnisse zu sammeln. Diese Bewertung nach dem Übergang wird die Praktiken für zukünftige Übergänge verbessern.
„Mit Komin dokumentierten wir unsere Betriebsabläufe zehnmal schneller als mit Papier“
- J. Cerruti (Manager für Methoden und Industrialisierung)
