Offboarding is de combinatie van twee concepten: ten eerste is het de periode die voorafgaat aan het vertrek van een werknemer, het is ook het takenpakket dat vóór zijn vertrek moet worden uitgevoerd (door de manager, door Human Resources of door de werknemer zelf).
Offboarding is de combinatie van twee concepten: het is in de eerste plaats De periode voorafgaand aan het vertrek van een werknemer, het is ook alle taken die voor vertrek moet worden voltooid (door de manager, door Human Resources of door de werknemer zelf).
De voorwaarden”Onboarding„en”Offboarding„elkaar nog beter begrijpen als je ze in het Engels gebruikt. In het eerste geval is het doelDe werknemer aan boord krijgen en om hem aan boord te krijgen (van het bedrijf). In de tweede moet je Haal hem van het randje, in sereniteit en efficiëntie. In beide gevallen is een notie van beweging impliciet. Het is logisch dat tijdens deze twee belangrijke fasen van de werknemerservaring het bedrijf op kruissnelheid blijft opereren en dat het tijdvenster om deze onderwerpen aan te pakken niet oneindig is.
Simpel gezegd, deze periode begint vanaf het moment dat het vertrek van een werknemer is bevestigd en wordt onvermijdelijk. Meestal begint deze periode na een gesprek tussen de manager en zijn medewerker.
De oorzaak van deze discussie kan het verwachte einde zijn van de stage, het leerlingschap of het contract voor bepaalde tijd van de werknemer, maar het kan bijvoorbeeld ook een ontslagmelding zijn.
Als onderdeel van een stage kan dit gesprek 6 weken of zelfs 10 dagen voor het einde van het contract plaatsvinden. Aan de andere kant is het kader voor een ontslag gestandaardiseerd, aangezien de opzegtermijn gerespecteerd moet worden (meestal 1 tot 3 maanden).
Zoals De tijdshorizon is verschillend, afhankelijk van het type contract, is het niet voldoende om offboarding samen te vatten met het concept van de periode voor vertrek.
Aangezien het begrip periode niet voldoende is om offboarding te definiëren, wordt het ook gedefinieerd door operationele taken die moet worden geïmplementeerd voordat de werknemer vertrekt.
Deze checklist voor offboarding van werknemers bevat acties die verantwoordelijk zijn (voorbeelden zijn niet uitputtend):
➡️ Personeelszaken: organisatie van het exitgesprek (HR-focus), overhandiging van het saldo van elke rekening, het werkcertificaat of het Pôle Emploi-certificaat in bepaalde gevallen
➡️ van de medewerker: voorbereiding van uw sollicitatiedocument/kennisoverdracht, opleiding van collega's
➡️ van de manager: organisatie van het exitgesprek (operationele focus), interne communicatie (aankondiging van vertrek, organisatie van een vertrekevenement)
Offboarding is dus geen periode van inactiviteit., noch voor de werknemer, noch voor Human Resources of de manager. Deze taken stellen het bedrijf in staat om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen en aan de behoefte van het bedrijf aan operationele continuïteit. Zodra het vertrek van de werknemer onvermijdelijk wordt, is een fundamentele uitdaging het bepalen van het tijdschema voor de uitvoering van deze taken, of „offboarding retroplanning”.
De rol van Human Resources staat voorop, met name om ervoor te zorgen dat wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld wat betreft termijnen, worden nageleefd.
Met betrekking tot meer operationele taken is het de manager die zijn verwachtingen moet stellen aan de medewerker, in termen van verwachte resultaten, tempo en planning. Hij moet ervoor zorgen dat de „offboardee” tot de laatste dag gemotiveerd blijft, en hoe hij de werklast organiseert, zal van cruciaal belang zijn.
Als de manager ooit aan de offboardee vraagt om zijn kennisoverdracht te vroeg voor te bereiden, riskeert hij dat de informatie slechts gedeeltelijk up-to-date is en dat de offboardee zichzelf uitput voor een 'marathontaak' waarvan hij het einde niet ziet. Als dit 1 week voor het vertrek van de werknemer gebeurt, is het mogelijk dat de manager de inhoud haastig klaarmaakt en dat de overdracht niet bruikbaar is, voor hemzelf en voor De onboardee (in navolging van deOffboarder).
Onze aanbeveling is in de eerste plaats om ervoor te zorgen dat de wettelijke termijnen worden nageleefd. Dan raden we onze klanten aan niet te starten met de offboarding-proces door hun werknemers slechts 4 tot 6 weken voor hun effectieve vertrekdatum. Het is een deadline die het mogelijk maakt om het dagelijkse werk van de werknemer te combineren met de productie van taken die verband houden met de overdracht van kennis. Het is essentieel dat de manager en de offboarder samen deadlines bepalen om de voortgang van de offboarding te volgen, of dit nu via de offboarding-oplossing van Komin of op een andere manier gebeurt. Alvorens deze discussie aan te pakken, kan de manager anticiperen op het gedrag van zijn medewerker tijdens de offboarding.
Eerder dan 4 tot 6 weken voor D-Day beschouwt de offboardee haar vertrek nog steeds als „ver weg”, aangezien het aftellen nog niet echt is begonnen. De beste voorwaarde om tot een overdracht van kennis te komen is „om een beetje onder spanning te staan” (wat niets met druk te maken heeft). Om dit te doen, moet de manager een definitieve deadline en 1 of 2 momenten van formele „tussentijdse” uitwisselingen vaststellen gedurende de 4 tot 6 weken van offboarding.
Komin is gespecialiseerd in het ondersteunen van bedrijven die hun werknemerservaring opnieuw willen uitvinden, van offboarding tot onboarding. Ja, in die zin, want een goede onboarding begint met een goede offboarding.
„Met Komin hebben we onze operationele procedures 10x sneller gedocumenteerd dan met papier”
- J. Cerruti (manager methoden en industrialisatie)
