Voor een groot aantal werkende mensen vereiste de lockdown een grondige herziening van hun werkmethoden en persoonlijke organisatie. Voor sommigen is de 'hoogte van de ladder' om zich aan te passen duizelingwekkend, omdat het gaat om veranderingen in de formele en informele praktijken van hun Dagelijks werk.

Telewerken als excuus om de communicatie te verbeteren

Niet alle organisaties zijn gelijk in het licht van de lockdown. Werknemers die gewend zijn om thuis te werken, of werken op afstand, „hoefden alleen maar” een reeds bestaande praktijk te veralgemenen, de anderen moesten zichzelf trainen in nieuwe hulpmiddelen, apparatuur met spoed bij hun teams thuis laten bezorgen, om nog maar te zwijgen over de herziening van de sociale en bestuurlijke band die essentieel is binnen de teams.

Vanaf nu komen we niet meer bij de koffieautomaat terecht. En het is vaak rond de koffieautomaat dat het hart van een bedrijf klopt.

Deze moeilijkheden werden ons opgelegd en de eerste twee weken van de lockdown waren pijnlijk. Vijftien dagen na deze grote sprong is het tijd om meer vooruit te kijken en minder in de achteruitkijkspiegel. Wat voor positieve effecten zouden deze opgelegde veranderingen kunnen hebben voor onze bedrijven?

Het is mogelijk om teamroutines op afstand te creëren, zoals het virtualiseren van de koffiemachine

Tijdens een periode van opsluiting geen vragen meer uit het niets door je hoofd van het scherm naar Sophie/Paul/Jess of Michel te steken: „Koffie?” Dezelfde behandeling voor de manager die rondhangt in de vergaderruimte: „hebben we het er om 14.00 uur nog steeds over?”

De sociale banden zijn niet gestopt met COVID-19. Via GoogleHangout, Zoom en waarom niet Houseparty kun je eenvoudig gelegenheden aanmaken voor formele onderwerpen (1o1 medewerker/manager, projectpunt,...) en/of informeel (ontbijt of teamlunch, viering van een persoonlijke of professionele verjaardag, enz.).

Wat voor veel werknemers die niet gewend zijn om op afstand te werken alleen persoonlijk mogelijk was, wordt aanzienlijk vereenvoudigd dankzij de ervaring die tijdens deze crisis is opgedaan.

Zeg wat je doet en doe wat je zegt

Hadden we het maar altijd toegepast! Informele mondelinge communicatie, waarbij we meer dan 80% van de informatie communiceren, is niet langer mogelijk in een situatie van opsluiting. Telewerken legt een nieuwe striktheid op in de individuele communicatie, wat een gezond contrapunt is voor de grotere autonomie die iedereen verkrijgt, in feite door fysieke afstand tot collega's en managers.

Het is essentieel om uw teams, collega's of managers inzicht te geven in uw activiteitenschema. In een ongekende professionele situatie, waarin sommige mensen verstrikt kunnen raken in een gevaarlijke persoonlijke organisatie, geeft deze praktijk iedereen meer mogelijkheden en maakt het mogelijk om individuele en teamprioriteiten uit te wisselen.

Als deze praktijk de COVID-19-crisis zou kunnen overleven, zou dat de jackpot zijn!

Vraag en bied hulp aan collega's

Is het de Franse cultuur die nog steeds te veel met de vinger wijst naar mislukking (zelfs als dat zo is Steeds minder waar), is het een vorm van misplaatste trots? In Frankrijk werd het vragen om hulp lange tijd gezien als een blijk van zwakte.

Effectief telewerken vereist communicatie over doelen of persoonlijke vooruitgang, maar het kan aan het licht brengen of een werknemer een project voor of te laat heeft afgerond.

Wederzijdse bijstand moet nodig zijn in een bedrijf! De huidige situatie zou de teamgeest en solidariteit kunnen versterken, waarbij werknemers meer empathie tonen voor hun leeftijdsgenoten. Opgesloten in een klein appartement, beperkt tot telewerken met hun kinderen om te wonen of beperkt tot hun schoonfamilie, is ieders situatie, min of meer kritiek, algemeen bekend bij iedereen binnen een team. Opgelegd telewerk zou 3 positieve gevolgen kunnen hebben voor professioneel gedrag: meer transparantie in individuele doelen en vooruitgang, meer solidariteit en dus een gunstiger klimaat waarin het zoeken naar of aanbieden van hulp spontaner/geaccepteerd zal zijn.

Communiceer over de successen van het bedrijf!

Het creëren van formele en informele rituelen maakt het mogelijk om de eenzaamheid van de telewerker tijdens een periode van opsluiting te overwinnen. Maar er is één soort inhoud die je bij deze gelegenheid niet mag vergeten uit te wisselen: de succesen/het goede nieuws van het bedrijf. Als telewerken mogelijk is in het bedrijf, dan blijft het hart van het bedrijf kloppen (sommigen zullen niet zoveel geluk hebben) en wordt er dus goed en minder goed nieuws verwacht. Hoewel goed nieuws over een team over het algemeen binnen het team wordt verspreid, verhindert de krappe silo's soms dat het op grotere schaal in de organisatie wordt verspreid. De behoefte aan transparantie in de bedrijfscommunicatie op dit moment is een kans om de praktijken te veranderen, zowel om overwinningen te vieren als om minder positieve informatie te delen.

Neem de tijd om kennis te kapitaliseren en te formaliseren

Hoewel het hart van het bedrijf blijft kloppen, blijft het dagelijks leven veeleisend, maar deze periode van opsluiting en het werken op afstand veranderen onze relatie met de tijd. In twee weken tijd werden de prioriteiten die sinds eind 2019 waren gesteld terzijde geschoven voor anderen om bijvoorbeeld het voortbestaan van het bedrijf of de solidariteit met zorgteams te verzekeren. Dit vreemde moment, alsof het in de tijd is opgeschort, is ook een gelegenheid om perspectief te krijgen op het dagelijkse leven van onze „normale” professionele situatie. Deze periode van intense en permanente herprioritering kan een kans worden om aan inhoudelijke projecten te werken, die zinvol zijn, om terug te keren naar de normale periode en de langverwachte hervatting van de activiteiten aan het einde van de lockdown-periode. Om tijd te besparen en in de toekomst effectiever te zijn, kunt u uw persoonlijke of teamgerichte „beste praktijken” formaliseren over onderwerpen die volgens u veel op het spel staan, tijdrovend zijn, enz.

Maak om te beginnen bijvoorbeeld een kanaal op Slack over dit onderwerp om te bepalen welke onderwerpen moeten worden geformaliseerd en welke potentiële bijdragers er zijn.

In deze gecompliceerde periode voor zowel bedrijven als werknemers die het paradigma moeten veranderen, biedt Komin zijn tijd aan de mensen en entiteiten die zullen besluiten om deel te nemen aan dit proces van formalisering van inhoud. Onze favoriete onderwerpen waarover we u onze tijd kunnen bieden: tele-onboarding (onboarding op afstand), permanente educatie enoffboarding van uw werknemers. Onze rol is die van een coach die de tools aanreikt, en van een sparringpartner die je helpt bij het prioriteren van onderwerpen.

We staan tot uw beschikking en hopen u te kunnen helpen!

Moed en laten we elkaar helpen gedurende deze tijd, blijf veilig en blijf thuis