Voor een bedrijf in de branche is het gebruik van het videoformaat om knowhow of zelfs operationele procedures over te brengen een uitstekende manier om de continuïteit en duurzaamheid van de activiteit te waarborgen.
De knowhow van werknemers is een troef van het bedrijf. Ze zijn dynamisch en evolueren in de loop van de tijd en met de werknemers die op elk moment deel uitmaken van het bedrijf. Ze circuleren echter slechts zelden effectief in kleine en middelgrote ondernemingen en ETI's in de industrie.
Is het de schuld van een cultuur van orale overdracht die nog steeds te diep geworteld is?
Met name in de maakindustrie hangt de duurzaamheid van de activiteit af van de goede implementatie en overdracht van knowhow door werknemers.
Onder „" knowhow in de industrie "” kunnen we onder meer denken aan handmatige handelingen in de productie, een routine van persoonlijke organisatie bij onderhoud of machineaanpassing in de werkplaats.” Hoewel het mogelijk is om de risicoblootstelling van het bedrijf te meten op basis van de mate waarin elke knowhow kritisch is ten aanzien van de activiteit (op basis van verschillende criteria - financiële impact, uitvoering, enz.), zijn deze nog te vaak bekend en worden alleen gecontroleerd door werknemers die ze regelmatig gebruiken.
Gebruik voor een bedrijf in de branche het videoformaat om kennis doorgeven, processen, operationele procedures of zelfs tutorials zijn een uitstekende manier om niet te lijden, maar om het hierboven beschreven duurzaamheidsrisico te beheersen.
Maar wat zijn de voordelen van het implementeren van een dergelijke aanpak voor het formaliseren en overdragen van knowhow via video? Is deze aanpak toegankelijk voor kleine en middelgrote ondernemingen of is ze voorbehouden aan de meest volwassen groepen die Industrie 4.0 promoten? Welke voordelen kunnen we verwachten van een dergelijke paradigmaverschuiving tussen de erfenis van orale overdracht en het gebruik van tutorials en videoformaten?
Ontdek hier 5 directe voordelen van het gebruik van video om uw interne knowhow over te brengen.
Het formaliseren van kennis door middel van een videotutorial maakt het mogelijk om een raamwerk te creëren dat door IEDEREEN gerespecteerd moet worden. Dit raamwerk kan vervolgens worden gewijzigd en opeenvolgende iteraties zullen het dan mogelijk maken om na verloop van tijd de standaard te verbeteren die is gecreëerd voor de implementatie van deze knowhow.
Er wordt vaak gezegd dat „er geen vooruitgang is zonder maatregelen”. Door een videohandleiding te maken die als een „standaardpraktijk” fungeert, heeft het bedrijf een referentiepunt van waaruit het zijn prestaties kan beoordelen. Het is daarom belangrijk dat de norm daadwerkelijk overeenkomt met de best mogelijke praktijk en kan worden gebruikt als standaard of „basis 100". Een standaard is meestal het resultaat van meerdere opeenvolgende iteraties.
De video maakt het mogelijk om de volledigheid vast te leggen van een reeks taken, operaties of acties die moeten worden uitgevoerd om een verwacht resultaat te bereiken.
Om „" het gebaar vast te leggen "” is het formaat van de video-tutorial om verschillende redenen gemakkelijker te assimileren dan een geschreven formaat (bijvoorbeeld .pdf):”
Het formaliseren van beste praktijken om resultaten van goede kwaliteit te behalen, of bijvoorbeeld het creëren van een bibliotheek met defecten, zijn al veel voorkomende reflexen in de sector. Vaak worden deze schriftelijk geformaliseerde onderwerpen moeizaam bijgewerkt, waardoor ze opnieuw moeten worden gedrukt en vervolgens intern moeten worden verspreid.
Anders is het moeilijk om iedereen op de hoogte te houden wanneer goede praktijken niet of slechts schriftelijk zijn vastgelegd en worden ze zelden strikt gerespecteerd door teams in het veld.
Hoe vinden de meeste trainingen plaats?
Ze vinden persoonlijk plaats of kunnen op afstand plaatsvinden, maar vereisen meestal de synchrone beschikbaarheid van de „expert” en de „leerling”. Anderen kunnen de leerling ook meer autonoom maken, dankzij geschreven materiaal. Voor veel bedrijven in de sector lijkt geen van deze modaliteiten echter bevredigend.
Hoewel de eerste optie duidelijke kosten met zich meebrengt voor elke training over hetzelfde onderwerp (vertaald in tijd/man of productiviteit), kan de tweede optie „de effectiviteit van een fles in de zee” hebben.
Tutorials of trainingen met video maken het mogelijk om een standaard te creëren, maar ook om teams effectief asynchroon te trainen. Dit concept betekent dat experts zich minder vaak en voor interacties met een hogere toegevoegde waarde hoeven beschikbaar te stellen.
Om bijvoorbeeld een proces op een ERP goed uit te voeren, is het mogelijk om een videotutorial op te nemen. Om een taak goed en veilig uit te voeren op een werktuigmachine, is het ook mogelijk om een bedieningsprocedure in videoformaat te raadplegen. De investering die de expert nodig heeft om de video te formaliseren, zelfs als deze meerdere iteraties vereist, zal altijd korter zijn dan de geconsolideerde tijd van alle onderbrekingen die in een mondeling formaat zouden kunnen plaatsvinden. In dit geval bespaart de expert kostbare tijd en kan hij de leerlingen desondanks ondersteunen op momenten met een hoge toegevoegde waarde (vragen/antwoorden, specifieke aandachtspunten, enz.).
De industrie heeft, net als andere sectoren, te maken met alle situaties die leiden tot een rotatie van het personeelsbestand. Het kunnen bijvoorbeeld ontslagnemingen zijn of, nog belangrijker, pensioneringen. In de maakindustrie, waar de cultuur van orale overdracht nog steeds sterk is, kan een vertrek de duurzaamheid van een afdeling of zelfs van de activiteiten van het bedrijf in gevaar brengen.
Een aanpak om te anticiperen op vertrek en knowhow, expertise of operationele reflexen te formaliseren door middel van videohandleidingen maakt het mogelijk om de feedback van werknemers te formaliseren.
Deze „" REX "” heeft dan een dubbel doel: om de aanname van een functie of de absorptie van de last door de opvolger of het bestaande team te vereenvoudigen, maar vooral om te profiteren van de opgedane ervaring en „" niet om het wiel opnieuw uit te vinden "”.”
De grotere „volatiliteit van talenten” die de afgelopen jaren is waargenomen, maakt de noodzaak van formalisering en overdracht nog groter. Dit is bijna verrassend, maar het is voor bedrijven net zo belangrijk geworden om hun teams een opmerkelijke werknemerservaring te bieden als om hun afhankelijkheid te beperken van personen die essentiële knowhow beheersen voor het bedrijf.
Hoewel de concurrentie op de arbeidsmarkt hard is, heeft de maakindustrie vooral te kampen met een gebrek aan aantrekkelijkheid voor jong talent (Gen Z, enz.). U hoeft ze geen mappen of PowerPoint-presentaties toe te vertrouwen in de hoop dat ze erin duiken en bij u terugkomen met een lijst met punten ter verduidelijking... YouTube is gestegen naar de 2e plaats van zoekmachines, de antwoorden op vragen worden nu op video gezocht.
Of het nu gaat om een welkomstboekje, een veiligheidsonthaal of een initiële opleiding op het werk, het gebruik van video is essentieel geworden om de belangrijkste informatie te delen die onder hun aandacht moet worden gebracht.
Hoewel video een manier is om kennis in de branche effectief te formaliseren, lijkt het ook de meest geschikte manier van leren.
Kortom, het gebruik van video in het algemeen, en videohandleidingen in het bijzonder, heeft tal van voordelen voor het bedrijf: een oriëntatie op resultaten en continue verbetering, een verlaging van de opleidingskosten, een efficiënte verspreiding van expertise of een praktijk die aansluit bij de verwachtingen van werknemers.
Aan de andere kant wordt het starten van een formaliseringsproject intern verwacht en voorbereid. Meestal is er geen ander probleem dan het managen van veranderingen. De overgang van een orale cultuur naar een geformaliseerde cultuur vereist inderdaad de betrokkenheid van teams die kunnen worden betrokken, evenals van degenen die gevraagd zullen worden hun reflexen te veranderen. Meestal merken we op dat een formaliseringsproces gericht op een betere kapitalisatie en interne verspreiding van knowhow in verschillende stappen moet worden benaderd:
Bij Komin zijn we ervan overtuigd dat alle antwoorden op de vragen die werknemers zichzelf stellen intern bestaan: we hoeven ze alleen maar te formaliseren en te delen. Als je erover wilt praten, zonder je er op enigerlei wijze bij te betrekken, aarzel dan niet om neem telefonisch contact met mij op !
„Met Komin hebben we onze operationele procedures 10x sneller gedocumenteerd dan met papier”
- J. Cerruti (manager methoden en industrialisatie)
