Uitstelgedrag, het gevolg van het gebrek aan 'drive' in een ondergedocumenteerde managementfase

Bij bijna 9 op de 10 vertrekkende werknemers in een bedrijf vraagt de manager de „toekomstige ex-werknemer” om een uitwisseling voor te bereiden*.

Managers gebruiken deze termen van „voorbereiding op een overdracht” niet noodzakelijk, ze kunnen het met andere woorden zeggen:”Leg de Drive weg!„,”Vergeet niet om me een e-mail te sturen met de belangrijke dingen„,”Plan 1 of 2 korte gesprekken/skypes na uw vertrek, alstublieft„,”Maak er een goed idee van om in je laatste week tijd door te brengen met Manon, die je zal vervangen„, of de klassieker”Je doet een dokter voor me, toch?„...

Kortom, er zijn bijna net zoveel uitdrukkingen als managers (die zien hoe stagiaires hun stage afmaken, werknemers die ontslag nemen of hun contract voor bepaalde tijd aflopen, enz.). De motivaties van de manager om een overdracht te willen, kunnen heel verschillend zijn: laten we niet zeggen dat hun team komt en gaat”Elke keer als cowboys„, willen inspelen op de ervaring van de toekomstige ex-werknemer ”Wie had supergoede ideeën, het was een goudklompje !„, de onboarding of integratie van de opvolger vergemakkelijken, enz.

Als managers moeten we op één punt duidelijk zijn: als we eenmaal zeggen”Je bent me aan het uitleveren, toch?„, we hebben niets gezegd.

Na de heimelijke instructie van zijn manager start de werknemer tijdens zijn offboarding een wedstrijd tegen een belangrijke tegenstander: uitstelgedrag.

Uitstelgedrag is het onvermogen om te handelen om in de richting van een doel te gaan dat voor ons is gesteld, of dat we onszelf hebben gesteld (video van Huff Post) Over 2 minuten hier).

Aangezien een manager zijn wens om een contract te verkrijgen op verschillende manieren kan uiten, zijn er meerdere manieren om „de overdracht” te interpreteren (en dus een mogelijke eindeloze lijst van informatie die moet worden verzonden). Deze interpreteerbaarheid van de overdracht laat de werknemer twijfelen wanneer hij geconfronteerd wordt met de „WAT” van zijn overdracht :”Wat wil hij/zij van mij: mijn laatste 3 maanden beschrijven? Zeg met wie ik intern/extern werk? Specificeer de „on the fire” -projecten en -acties die na mijn vertrek nog moeten worden gevolgd?”. In een offboardingsituatie die vaak angst oproept (fysiek aanwezig zijn maar met het hoofd al ergens anders, onduidelijke verwachtingen van de manager in de afgelopen weken...), zorgt deze onzekerheid voor extra stress en deze stress verlamt de werknemer nog meer wanneer hij geconfronteerd wordt met de noodzaak om actie te ondernemen.

Als de toekomstige ex-werknemer aan zijn lot wordt overgelaten, is dat ook omdat managers worden betrokken bij een dagelijks leven waar tijdigheid altijd belangrijker is (managementmomenten worden zeldzamer), en dat ze ook niet precies weten wat ze verwachten van deze overdracht...

Kortom, in deze fase van de overdracht: Uitstelgedrag 1 - 0 Medewerker

Stel dat obstakel #1 is overschreden en het WAT van offboarding is gedefinieerd, dan begint de tweede set van de wedstrijd: de HOE van offboarding (ja, sportvrienden, laten we de tennismetafoor gebruiken 🎾😊)

Als het WAT een onderdeel is van het spel waarbij uitstelgedrag vaak de collaborateur domineert, dan is de HOE is zijn geheime laars om de tegenstander af te maken die tijdens de eerste set weerstand zou hebben getoond.

Laten we ons nu eens voorstellen dat de medewerker en zijn manager het eens zijn over de projecten/onderwerpen/thema's met een hoge toegevoegde waarde, die de eerste zal moeten historiseren/documenteren/kapitaliseren... maar er blijft één vraag over: HOE KUNNEN deze verwachtingen worden geformaliseerd? Geef een duidelijk beeld van hoe het eruit ziet De typische week van de medewerker is dit informatie van grote waarde voor de toekomstige werknemer, maar is het meest geschikte formaat een doc .word, een .xls, een e-mail, een ander origineler formaat? Als de medewerker een heel duidelijk beeld heeft van de in te vullen inhoud, kan hij (in ieder geval in het begin) struikelen over de keuze van het medium, deze actie uitstellen tot later en dus uitstellen!

Als kennisoverdracht vanuit het oogpunt van de manager een ROI-benadering is, met concrete en meetbare voordelen, het voordeel is veel minder duidelijk voor de vertrekkende werknemer. Als hij zich er in 2020 van bewust is dat hij zijn stageperiode/advies/etc. in goede omstandigheden moet voltooien om zijn professionele netwerk op te bouwen of te versterken, is hij ondenkbaar dat een manager alleen vertrouwt op de goodwill van de werknemer zodat de overdracht op een optimale manier wordt uitgevoerd.

Zonder specifieke instructies over HOE heeft de werknemer alle reden om tot de laatste paar dagen te wachten met het schrijven van een Vergelijkbare overdracht (je weet wel, de e-mail die je om 17:59 op de vertrekdag van de medewerker ontvangt, die je pas na het weekend opent, voor de enige keer - aangezien je er eigenlijk niets mee kunt doen?).

Na te zijn weggevaagd door uitstelgedrag tijdens de eerste inning - de ronde van WAT - gaat de collaborateur terug naar de kleedkamer met dezelfde score na die van de HOW: Uitstelgedrag 2 - 0 Medewerker

Als er een Koninkrijk van Uitstelgedrag zou bestaan, zou de overdracht van kennis daar waarschijnlijk koningin zijn.

In dit geval Komin.io zou in de frontlinie van revolutionairen staan om dit oude managementregime af te schaffen:) Bij Komin.io ondersteunen we onze klanten bij de implementatie van een deugdzaam HR-offboardingbeleid en ROI, om een echte oplossing te bieden voor de realiteit van de omzet.

En jij, wat is volgens jou het eerste obstakel voor een werknemer om een kwaliteitsoverdracht uit te voeren voordat hij vertrekt?

*Bron: KIO SOFTWARE-onderzoek onder 28 bedrijven 2019

‍