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Dans près de 9 départs de collaborateurs sur 10, en entreprise, le ou la manager demande au "futur ex employé" de préparer une passation*.
Les managers n'emploient pas forcément ces termes de "préparer une passation", ils peuvent le dire en d'autres termes : "range le Drive !", "n'oublie pas de m'envoyer un mail avec les trucs importants", "prévois 1 ou 2 petits calls/skypes après ton départ please", "mets bien dans ton planning de passer du temps ta dernière semaine avec Manon, qui te remplacera", ou le classique "tu me fais une doc, hein?"...
Bref, il y a presque autant d'expressions que de managers (qui voient des stagiaires finir leur stage, des collaborateurs remettre leur démission ou arriver au terme de leur CDD, etc). Les motivations du/de la manager à souhaiter une passation peuvent être très différentes: qu'on ne dise pas de son équipe qu'ils arrivent & repartent "à chaque fois comme des cowboys", vouloir capitaliser sur l'expérience du futur-ex-employé "qui avait de super bonnes idées, c'était une pépite !", faciliter l'onboarding ou l'intégration du successeur, etc.
Nous, managers, il faut bien que nous soyons lucides sur un point : une fois qu'on a dit "tu me fais une passation, hein ?", on a rien dit.
La procrastination, c'est l'incapacité à agir pour aller dans le sens d'un objectif qui nous a été fixé, ou que nous nous sommes fixé nous-mêmes (vidéo du Huff Post en 2 min ici).
Comme un manager peut exprimer son souhait d'obtenir une passation de plusieurs manières, il y a de multiples façons d'interpréter "la passation"(et donc une potentielle liste interminable d'informations à transmettre). Cette interprétabilité de la passation laisse le collaborateur dans le doute face au "QUOI" de sa passation : "qu'attend t-il/elle de moi : décrire mes 3 derniers mois? Dire avec qui je travaille en interne/externe ? Préciser les projets et actions "sur le feu" qui restent à surveiller après mon départ ?". Dans une situation d'offboarding qui peut souvent être anxiogène (être physiquement là mais la tête déjà ailleurs, attentes du manager peu claires sur les dernières semaines...), cette incertitude rajoute du stress et ce stress paralyse encore un peu plus le collaborateur face au besoin qu'il a de se mettre dans l'action.
Si le futur ex-employé est livré à lui-même, c'est aussi parce que les managers sont aspirés dans un quotidien où l'immédiateté est toujours plus prenante (les moments de management se faisant plus rares), et qu'ils ne savent pas non plus précisément ce qu'ils attendent de cette passation....
Bref, à ce stade de la passation : Procrastination 1 - 0 Collaborateur
Si le QUOI est un compartiment du jeu où la procrastination domine très souvent le collaborateur, le COMMENT est sa botte secrète pour achever l'adversaire qui aurait montré des velléités de résistance lors du 1er set.
À ce stade, imaginons que le collaborateur et son manager se sont accordés sur les projets/sujets/thèmes à forte valeur ajoutée, que le 1er devra historiser/documenter/capitaliser...mais une question subsiste : COMMENT formaliser ces attentes ? Donner une idée précise de ce à quoi ressemble la semaine type du collaborateur, c'est une information de grande valeur pour le futur employé, mais le format le plus adapté est-il un doc .word, un .xls, un email, un autre format plus original ? Si le collaborateur a une idée très claire du contenu à renseigner, il peut buter (au moins au début) sur le choix du support, remettre cette action à plus tard, et donc procrastiner !
Si la passation de connaissances est une démarche ROIste du point de vue du manager, avec des bénéfices concrets et mesurables, le bénéfice est beaucoup moins évident à appréhender pour le collaborateur sortant. En 2020, s'il a conscience qu'il doit terminer sa période de stage/préavis/etc. dans de bonnes conditions pour constituer ou renforcer son réseau professionnel, il est inconcevable pour un manager de ne compter que sur la bonne volonté du collaborateur pour que sa passation soit faite de façon optimale.
Sans consigne précises sur le COMMENT, le collaborateur aura toutes les raisons d'attendre les derniers jours pour rédiger une simili passation (vous savez, l'email que vous recevez à 17h59 le Jour J du départ du collaborateur, que vous n'ouvrez qu'après le week-end, pour la seule et unique fois - puisqu'en fait vous ne pouvez rien en faire?).
Après s'être fait balayer par la procrastination lors de la 1ère manche - la manche du QUOI- le collaborateur rentre aux vestiaires sur le même score après celle du COMMENT : Procrastination 2 - 0 Collaborateur
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*Source : étude KIO SOFTWARE auprès de 28 entreprises 2019
Komin est la plateforme de collaborative learning qui offre aux entreprises une solution simple et efficace pour la transmission de connaissances et compétences au sein des équipes.
